Werkzeug · Mail-Autopilot
Jede Anfrage bekommt sofort einen ersten Schritt.
Eine Regel in Ihrem Postfach erkennt Portalanfragen und antwortet mit einem kurzen Anfrageformular. Wer es ausfüllt, nennt Zeitrahmen, Finanzierung und Telefonnummer. Sie sehen danach, wer zuerst einen Termin verdient.
Sonntagabend, nach einem gefragten Inserat
Seit Freitag kommen die Anfragen, viele davon mit einem einzigen Satz. Jede einzeln von Hand zu beantworten kostet den Abend. Bleibt die Antwort aus, schauen sich auch die guten Interessenten woanders um. Mit dem Autopiloten hat jede Anfrage schon eine Antwort, bevor Sie das Postfach öffnen.
So läuft eine Anfrage durch
Ein Beispiel. Person und Objekt sind frei erfunden.
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Die Anfrage kommt herein
Von: willhaben · Betreff: Anfrage zu Ihrem ObjektGuten Tag, ich hätte Interesse an der 3-Zimmer-Wohnung in Jakomini. Ist sie noch zu haben?
Liebe Grüße, Eva Lechner
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Die Regel antwortet sofort
Die Antwort geht automatisch hinaus. Sie müssen dafür nichts tun.
An: Eva Lechner · Betreff: Ihr nächster Schritt zu Ihrer AnfrageGuten Tag,
vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Angebot. Damit wir Besichtigungen fair vergeben können, beantworten Sie bitte einige kurze Fragen.
Zum Anfrageformular
Sobald das Formular bei uns ist, melden wir uns zur Terminvereinbarung.
Gekürzt. Den Wortlaut passen Sie an Ihr Büro an.
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Das Formular kommt zurück
Alle Antworten sammelt Google Forms in einer Liste.
Objekt 3-Zimmer-Wohnung, Jakomini Übernahmewunsch Sehr kurzfristig, 1 bis 3 Monate Finanzierung Bankenfinanzierung, grundsätzliche Zusage liegt vor Für wen für uns zwei Telefon 0664 000 00 00 -
Sie antworten mit der passenden Vorlage
Finanzierung zugesagt, Einzug bald. Für diese Anfrage passt die Erstantwort für heiße Anfragen. Sie setzen Namen und Terminvorschlag ein und senden.
Was Sie bekommen
- Ein Anfrageformular in Google Forms mit sieben Fragen, Schritt für Schritt eingerichtet.
- Eine Antwortregel für Outlook, Gmail oder GMX. Sie erkennt Portalanfragen am Absender. Das Muster übernehmen Sie aus einer eigenen Anfrage.
- Zehn Mail-Vorlagen von der Erstantwort bis zur Übergabe mit Empfehlungsbitte. Dabei sind die Erstantwort für heiße und für kalte Anfragen, die Bestätigung der Besichtigung, das Nachfassen nach 7 und nach 21 Tagen und die Absage.
- Einen Leitfaden mit der Einrichtung für jedes der drei Mail-Programme.
In der Fassung für Österreich sprechen die Vorlagen vom Kaufanbot, und der Pflichtteil jeder Mail folgt dem österreichischen Recht. Beim Kauf wählen Sie die Fassung für Österreich oder Deutschland.
Was der Autopilot nicht tut
- Er schickt jedem Interessenten dieselbe erste Antwort. Einen persönlichen Text schreibt er nicht.
- Er bewertet niemanden und vergibt keine Besichtigung. Wer zuerst einen Termin bekommt, entscheiden Sie.
- Nach dem Formular antwortet er nicht weiter. Die nächste Mail schreiben Sie, mit den Vorlagen.
- Er hat keine Anbindung an eine Maklersoftware.
Der Autopilot allein und in der Werft
Der Mail-Autopilot
Jede Portalanfrage bekommt sofort dieselbe erste Antwort mit dem Formular. Alles danach erledigen Sie selbst, mit den Vorlagen.
In der Werft
Die Antwortregel ist dort ebenfalls dabei. Dazu liest der Funker die neuen Anfragen, bewertet sie und legt die Interessenten im CRM an. Der Postmeister entwirft die persönliche Antwort und das Nachfassen. Bei Gmail liegen die Entwürfe direkt in Ihrem Postfach. Sie lesen und senden.
Die fünf Assistenten, die lesen, eintragen und Entwürfe vorbereiten, gibt es nur in der Werft.
Mail-Autopilot
Dieses Werkzeug löst einen Engpass. Die Werft verbindet Anfragen, Korrespondenz, CRM, Exposés und Fristen zu einem Ablauf.
Endpreis, als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer. Bezahlt wird über Gumroad, meinen Zahlungsanbieter. Die Werft mit allen drei Werkzeugen kostet 349 €, Werft kaufen.
Sie brauchen ein Google-Konto für das Formular und ein Mail-Programm mit Regeln, etwa Outlook, Gmail oder GMX.